Send til en ven | Kommentér | Print | Tilbage

Planlægning, planlægning og atter planlægning er kodeordene, når det handler om at skabe en messe med succes. Og det er ikke blot i løbet af de dage, messen løber af stablen, at messearrangørerne har travlt. Faktisk ligger størstedelen af deres arbejde forud for messen.

I juni 2009 – to måneder før messen i august – tænkte teamet bag Formland således de første tanker omkring messen til februar.

Temaerne bliver så småt lagt fast, konceptændringer bliver fremlagt, nye tiltag kommer på bordet, og forretningsplanen bliver checket.

”Vi tager fat på snakken om, hvad skal vi lave af nye tiltag, hvad er temaet for næste messe samt andre store og mindre ting”, fortæller Lars Jespersen.

Juni er således idé- og konceptfasen. Når messen i august løber af stablen er fokus selvfølgelig der, men straks efter, at dørene er lukkede, tages der atter fat på planlægningen af næste messe.

”Vi bruger også messerne til at få feedback fra såvel udstillere som gæster, der besvarer spørgeskemaer, og det er en utrolig vigtig informationskilde for os. Efter f.eks. messen i august evaluerer vi de indkomne svar, og så bruger vi dem til at skabe ideer til den kommende messe. Det kan være ting, der umiddelbart kan forbedres, eller ting, der på den lange bane, kan gøres bedre”.

Fra midt i september præsenterer Formland-teamet nye halplaner og placeringsforslag for udstillerne, og salgsfasen sætter ind.

”I princippet har vi en løbende dialog med udstillerne fra midt september og frem til messen i februar. De får praktiske informationer, inspiration og i det hele taget stiller vi en værktøjskasse til deres rådighed, der omfatter alt fra markedsføring til, hvad der skal gøres i forhold til belysning, gulvbelægning og andre praktiske gøremål. Nyhedsbreve sendes i øvrigt også ud op til messen”.

Men der gøres også en indsats i forhold til de besøgende. Det gælder markedsføring, aktiviteter på messen, trendzoner og rejsepakker, der fornyes. Herudover består en stor del af arbejdet i samarbejde med eksterne samarbejdspartnere, bl.a. Anette Eckmann og Mads Arlien-Søborg, der står for trendområderne.

”Vi definerer ikke selv trenden. Det lader vi vores samarbejdspartnere om, for de har fingeren på pulsen”.

Og fra oktober måned finpudser man og begynder så småt at fyre op under såvel besøgende som udstillere og presse.

Formland Design Award kræver også en del arbejde af Formlandteamet. Alene det praktiske, der ligger i at få produkterne i hus, få dem fotograferet og filmet, og ikke mindst at få gennemført eventen.

Syv mand på Formland året rundt

Faktisk består Team Formland af syv mennesker, der arbejder med de to årlige messer året rundt.

Det er projekt- og salgsfolk, og igennem en god planlægning sikrer de en god gennemførelse af messen.

”Hver tirsdag mødes teamet. Vi har en checkliste, som vi gennemgår. Vi gør status på de ting, der er i gang, samler op og deler informationer”, fortæller Lars Jespersen.

Han understeger at handlingsplanen og checklisten helt ned på datoniveau er kernen i succesen omkring Formland. Ikke mindst fordi man faktisk arbejder med to messer ad gangen, og således er nødt til at have alt minutiøst planlagt.

”Og vi bruger ikke et smart it-system, men en gammeldags skriftlig checkliste, hvor vi kan skrive datoer på og strege ud, når opgaven er gennemført, for på den måde har alle det visuelt bedste overblik!”

Lars Jespersen har været med til planlægningen af 12 Formlandmesser, og ikke to er ens.

”Nogle ting følger naturligvis samme forløb, men der er altid nye udstillere, der skal hjælpes på vej, vi skal have en løbende dialog med brancheforeningerne og så har vi naturligvis et budget, vi skal leve op til. Men frem for alt lever og ånder vi for indholdet på messerne. Rammerne er strukturen, og de skal være i orden for at kreativiteten kan leve og trives”.