Den dyreste fejl ved ERP? At vente med et projekt, man allerede ved er nødvendigt

Den manuelle løsning virker – indtil den ikke gør

e-conomic fungerer rigtig godt til økonomien, men kan ikke nødvendigvis håndtere alle de data og processer, en virksomhed har brug for.

Det kan eksempelvis være håndtering af pantmærker, toldfrit lager, særlige afgiftsforhold, differentierede kundepriser eller andre branchespecifikke processer.

Derfor finder man en løsning.

Et Excel-ark. En manuel kontrol. En medarbejder, der husker at opdatere noget hver dag.

Og i starten kan det være den helt rigtige løsning.

Problemet opstår, når virksomheden vokser, og den lille manuelle arbejdsgang pludselig skal udføres og overvåges hver eneste dag.

Så bliver den billige løsning hurtigt både dyr og skrøbelig.

“Det tager jo kun fem minutter”

Fem minutter lyder ikke af meget.

Men hvis en proces tager 15 minutter hver arbejdsdag, er det mere end 50 timer om året.

Læg flere manuelle processer oveni, og regnestykket begynder hurtigt at ændre sig.

Og så har vi kun regnet på tiden.

Ikke fejlene. Ikke kontrollen. Ikke tiden på at rette dem.

Og heller ikke frustrationen hos medarbejderen, der igen skal bruge tid på en opgave, som burde kunne klares automatisk.

For en manuel proces kræver, at nogen husker den. Også når der er travlt, nogen er syge, eller den medarbejder, der normalt har ansvaret, holder ferie.

Det skaber afhængighed af bestemte medarbejdere og kan over tid give unødvendigt arbejdspres, frustration og i værste fald bidrage til stress og sygefravær.

Hvad koster det at vente?

Når et ERP-projekt vurderes, kigger man naturligt på investeringen.

Hvad koster implementeringen? Hvad koster licensen? Hvornår er investeringen tjent hjem?

Men der mangler ofte ét spørgsmål:

Hvad koster det os hver måned, vi venter?

Hvis virksomheden allerede ved, at de nuværende processer er for manuelle, og at investeringen i et bedre ERP-setup er rentabel, er det ikke nødvendigvis den sikre beslutning at vente.

Ventetiden har også en pris.

Den står bare ikke samlet på én faktura.

Lad systemet tage det tunge arbejde

Det behøver heldigvis ikke betyde, at e-conomic skal udskiftes.

I dag kan virksomheder bygge et komplet ERP-system oven på e-conomic og dermed beholde det økonomisystem, de allerede kender.

Hos Xilium har vi udviklet en ERP-løsning til B2B-virksomheder, der handler med fysiske varer – eksempelvis grossister, importører, distributører og producenter.

Her kan blandt andet produktdata, lager, indkøb, ordrebehandling, EDI, salg, webshops og logistik samles og automatiseres. Også særlige behov som pant, toldfrit lager og branchespecifikke processer kan håndteres som en integreret del af den daglige drift.

Så systemet kan tage sig af de tunge og gentagne processer.

Og medarbejderne kan bruge tiden på det, de er langt bedre til:

Kunderne, salget og forretningen.

For den dyreste fejl ved ERP kan være at vente endnu et år med den investering, man allerede ved er nødvendig og rentabel.