Hvad sker der, hvis Lone bliver kørt ned af en bus?
Det er en lidt makaber måde at stille spørgsmålet på. Men prøv alligevel: Hvad sker der i jeres virksomhed, hvis Lone pludselig ikke møder på arbejde i morgen? Ikke nødvendigvis fordi hun bliver kørt ned af en bus. Det kan også være sygdom, barsel, ferie eller et nyt job. Pointen er den samme: Kan andre overtage hendes opgaver, eller går en vigtig del af virksomheden i stå?
Foto: .
I mange små og mellemstore virksomheder findes der en Lone.
Det er hende, der ved, hvordan EDI-filerne skal sendes. Hun kan huske, hvilke kunder der kræver særlige dokumentformater, og hun ved præcis, hvordan en ordre skal rettes, når systemet endnu en gang får den til at se mærkelig ud.
Andre virksomheder har en Thomas, der alene ved, hvordan lageroptællingen fungerer. Eller en Birgitte, som har sit eget Excel-ark med de “rigtige” produktdata, fordi oplysningerne i økonomisystemet ikke helt kan bruges.
Det virker måske meget godt i hverdagen. Lige indtil Lone ikke er der.
Det kaldes virksomhedens bus factor
Begrebet “bus factor” beskriver, hvor mange personer der skal forsvinde fra en virksomhed, før kritisk viden eller vigtige arbejdsgange går tabt.
Har virksomheden en bus factor på én, betyder det, at bare én bestemt medarbejders fravær kan skabe alvorlige problemer.
Det lyder voldsomt, men det er langt mere almindeligt, end de fleste virksomhedsejere har lyst til at indrømme.
Problemet opstår især i virksomheder, der er vokset gradvist. Da virksomheden var mindre, gav det god mening, at én person havde styr på lageret, produktdataene eller kundeordrerne. Medarbejderen udviklede sine egne rutiner, byggede nogle regneark og fandt praktiske smutveje gennem systemerne.
Men virksomheden voksede. Flere kunder kom til. Sortimentet blev større, og flere salgskanaler skulle vedligeholdes.
Arbejdsgangen voksede med – men den blev aldrig rigtig bygget om.
“Det ligger bare inde i hovedet på hende”
Det farlige ved personafhængighed er, at den sjældent føles som et problem, mens medarbejderen er på arbejde.
Tværtimod kan det næsten ligne en styrke.
Lone løser jo opgaverne. Hun husker kundernes særregler, opdager fejlene og får varerne sendt afsted. Når noget går galt, ringer man bare til hende.
Men set fra virksomhedens perspektiv er det en betydelig risiko.
Hvis de kritiske arbejdsgange kun findes inde i hovedet på én medarbejder, har virksomheden reelt ingen proces. Den har en person, som hver dag kompenserer for, at processen mangler.
Det kan blandt andet føre til:
- Forsinkede leverancer og kundeordrer
- Fejl i priser, lagerantal eller produktdata
- EDI-ordrer, der ikke bliver behandlet korrekt
- Viden, som går tabt ved opsigelse eller længerevarende sygdom
- Medarbejdere, der aldrig kan holde helt fri
- Lang og vanskelig oplæring af nye kolleger
- En virksomhed, der får sværere ved at vokse
Og så er der den del, som ofte bliver overset: Det er heller ikke særlig fedt at være Lone.
Nøglemedarbejderen bliver virksomhedens menneskelige integration
Når én medarbejder er den eneste, der kan få tingene til at hænge sammen, bliver personen hurtigt virksomhedens menneskelige integration mellem forskellige systemer.
Hun kopierer produktdata fra ét regneark til et andet. Hun retter manuelt informationer i webshoppen. Hun sammenholder lagerantal med økonomisystemet og holder øje med, om ordrerne er kommet rigtigt ind.
Virksomheden bliver afhængig af hende, men hun bliver samtidig fanget i sine egne opgaver.
Hun kan ikke holde ferie uden at have telefonen inden for rækkevidde. Hun bliver afbrudt, fordi kollegerne hele tiden har spørgsmål. Og hun får svært ved at udvikle sig, fordi ingen andre kan overtage det arbejde, hun allerede udfører.
Personafhængighed er derfor ikke kun en risiko for virksomheden. Det kan også være en belastning for den medarbejder, man mindst ønsker at miste.
Dokumentation er vigtig – men den kan ikke stå alene
Den klassiske løsning er at dokumentere arbejdsgangene.
Det er bestemt en god begyndelse. Hvis kun én medarbejder ved, hvordan en vigtig opgave udføres, bør processen beskrives, mens personen stadig er til rådighed.
Men dokumentation løser ikke nødvendigvis det grundlæggende problem.
Hvis instruktionen består af 27 trin, fire regneark og en note om, at “feltet skal udfyldes på en særlig måde, ellers virker det ikke”, har virksomheden stadig en skrøbelig arbejdsgang.
Den er bare blevet bedre beskrevet.
En sund proces skal helst være så enkel og systemunderstøttet, at en kollega kan overtage den uden at være oplært gennem flere års praktisk overlevering.
Det handler ikke om at gøre medarbejderne overflødige. Det handler om at bruge deres tid og viden på noget bedre end gentagne manuelle opgaver.
Systemet skal kende reglerne – ikke kun medarbejderen
Den stærkeste løsning opstår, når virksomhedens viden flyttes fra enkeltpersoner og ind i faste arbejdsgange.
Hvis en bestemt kunde kræver et særligt varenummer, bør systemet kende det.
Hvis en ordre fra en samhandelspartner skal behandles på en bestemt måde, bør det ske automatisk.
Hvis produktdata skal vises forskelligt i en B2B-webshop, en B2C-webshop og et produktkatalog, bør oplysningerne vedligeholdes ét centralt sted.
Hvis lageret arbejder efter bestemte plukkeruter, lokationer eller genbestillingsregler, bør processen være en del af lagerløsningen – ikke noget Thomas skal kunne huske.
Når reglerne bliver bygget ind i systemerne, bliver virksomheden mindre sårbar. Samtidig bliver det lettere at oplære nye medarbejdere, håndtere travle perioder og tage flere kunder ind uden nødvendigvis at ansætte flere hænder til administration.
Fem spørgsmål, der afslører jeres bus factor
Vil I undersøge, hvor personafhængige jeres arbejdsgange er, kan I begynde med fem enkle spørgsmål:
- Hvilke opgaver kan kun udføres af én bestemt medarbejder?
- Hvad går i stå, hvis personen er væk i to uger?
- Hvilke oplysninger findes kun i private regneark, mails eller personlige noter?
- Hvilke fejl opdages kun, fordi en erfaren medarbejder “ved, hvad man skal kigge efter”?
- Hvilke opgaver kræver, at data kopieres manuelt mellem flere systemer?
Svarene plejer at være ganske afslørende.
Det er typisk omkring produktdata, lager, indkøb, EDI, kundespecifikke priser, ordrebehandling og webshops, at personafhængigheden gemmer sig.
Ikke fordi medarbejderne gør noget forkert. Tværtimod. Ofte er det de dygtigste og mest ansvarlige medarbejdere, der gennem årene har fået en mangelfuld proces til at fungere.
Men en virksomhed bør ikke være afhængig af, at de hver dag redder den.
Gør Lone vigtig – uden at gøre hende uundværlig
Målet er ikke, at alle medarbejdere skal kunne alt. Specialister og erfarne nøglepersoner vil altid være værdifulde.
Men der er forskel på at være vigtig og at være den eneste, der kan holde en kritisk arbejdsgang kørende.
En robust virksomhed sørger for, at viden bliver delt, processer bliver dokumenteret, og gentagne opgaver bliver understøttet eller automatiseret af de systemer, virksomheden allerede arbejder i.
Så kan Lone holde ferie uden at blive ringet op. Thomas kan blive syg uden at lageret går i stå. Og virksomhedens vækst afhænger ikke af, hvor mange særregler Birgitte kan huske på en god dag.
Man behøver med andre ord ikke vente på bussen for at finde ud af, hvor sårbar virksomheden er.
Det er noget nemmere at undersøge det, mens alle stadig sidder trygt ved skrivebordet.
Er jeres virksomhed afhængig af den forkerte slags held?
Hos Xilium hjælper vi virksomheder med at samle og systematisere arbejdsgange inden for blandt andet produktdata, lager, ordrebehandling, EDI og webshops. Målet er ikke at erstatte jeres nøglemedarbejdere – men at sikre, at hele virksomheden ikke går i stå, når de holder ferie, bliver syge eller finder et nyt job.
Er du i tvivl om, hvor jeres største personafhængigheder gemmer sig? Kontakt os for en uforpligtende snak om jeres arbejdsgange. Vi lover at lade Lone blive hjemme fra mødet – og holde busserne helt udenfor.
Besøg: www.Xilium.com
